Contactarea factorilor de decizie și menținerea legăturilor cu aceștia este un aspect nelipsit din activitatea de lobby. În mod frecvent, comunicarea cu decidenții se realizează prin întâlniri face to face, însă mai poate fi vorba și de apelul prin scrisori sau telefoane.
Fără nicio excepție, utilizarea oricărei variante de contactare a persoanelor de decizie trebuie să se facă ținând seama de anumite reguli. Acestea fiind spuse, în articolul de față ne vom ocupa de regulile care privesc inițierea unor întâlniri față în față cu decidenții. Astfel, vom oferi indicații distincte pentru cele trei momente importante din designul unei întâlniri: before, during și after.
Mai întâi, ca regulă generală, atunci când îți propui să ai o întâlnire cu decidenții trebuie să fii hotărât. Când pleci la drum îndeajuns de motivat, treaba este pe jumătate făcută.
-
”Before the meeting”
- Solicită o întâlnire;
- Realizează o agendă legislativă;
- Fă-ți temele și fii pregătit să răspunzi la întrebări, însă nu încerca să înveți pe de rost o anumită variantă de discurs;
- Cunoaște-ți scopul și asigură-te că poți argumenta care este rostul tău în preajma decidentului;
- Stabilește o întâlnire prealabilă.
-
”During the meeting”
-Demonstrează că ești un profesionist;
- Fii onest;
- Ascultă activ;
- Păstrează-și calmul;
- Rămâi concentrat asupra lucrurilor pe care ți le-ai propus să le transmiți.
-Nu intra în detalii. O anecdotă este bună, dar o poveste de viață este prea lungă;
- Lasă-i timp decidentului să răspundă la situația pe care i-ai comunicat-o;
- Argumentează;
- Nu întârzia;
- Nu uita să spui ”mulțumesc”;
- Nu întrerupe.
-
”Afterwards”
- Debriefing;
-Trimiterea unei scrisori de mulțumire;
- Trimiterea unor informații suplimentare, dacă decidentul cere acest lucru.